Pawoot Personal Blog & Think Tank

E-Business Man Daily Life and What I'm Thinking

เทคนิคการเพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมและองค์กร (จากประสบการณ์จริง)

with 3 comments

เมื่อก่อนจำได้เลยสมัยก่อนตอนเปิดบริษัท ตลาดดอทคอม มาใหม่ๆ เรามีคนเพียงแค่ 4 คนเท่านั้น เพียงไม่กี่ปีบริษัทเราก็โตขึ้นมาเรื่อยๆ สิ่งที่สำคัญในฐานะของหัวหน้าและผู้บริหาร “เราต้องเติบโตและก้าวไปพร้อมๆกับการเติบโตของบริษัทเช่นเดียวกัน”. เมื่อบริษัทโต แนวความคิด วิธีการจัดการและบริหารเราก็ต้องเปลี่ยนไปด้วย จากประสบการณ์ของการบริหารธุรกิจมานาน ทั้งจากหลายบริษัท แต่เอามาสรุปให้อ่านกันครับ

วิธีที่ผมใช้ในการบริหารจัดการองค์กรมีหลายรูปแบบ

  • กันเองและครอบครัว อยู่กันอย่างครอบครัว พี่ๆ น้องๆ มีอะไรเข้าถึง พูดคุยกันได้ตลอด สนุกสนาน เฮฮากัน
    .
  • มีกฏระเบียบ กรอบ มีเป้าหมายที่ชัดเจน มีสิ่งวัดผลหรือ KPI (Key Performance Indicator) ที่ชัดเจน ผมเรียนรู้สิ่งเหล่านี้มากๆ จากการที่ผมได้ทำงานกับคนญี่ปุ่นและทีมงาน Rakuten และเริ่มนำสิงนี้มารับและประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการของผมในองค์กรอื่นๆ ของผมช่วงปี 2012 การกำหนด KPI มีส่วนช่วยในการขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าอย่างมาก โดยผมจะมีเป้าหมาย 5 ปีข้างหน้า เป้ารายปี เป้ารายเดือน และแยกออกมาเป็นเป้ารายวัน หรือบางครั้งตอนที่เรา ต้องการมั่นใจว่าเราต้องทำถึงเป้าให้ได้ เรามีการกำหนดเป้าเป็นรายชั่วโมงเลยก็มี ซึ่งการกำหนดเป้าที่ดีแล้ว เราต้องมีการติดตามเป้าหมายที่ดี และมีเครื่องมือที่ดีในการนำมาใช้ในการติดตามเป้าหมาย ซึ่งขอแนะนำว่า Google Docs Speead Sheet คือเครื่องมือที่ดีที่สุดอันหนึ่งที่ผมใช้เป็นเครื่องมือหลักเลยทีเดียว
    .
  • เน้นการสื่อสาร (Communication) ยิ่งคนในองค์กรสื่อสารมากเท่าไร บ่อยเท่าไร เราก็ยิ่งสามารถขับเคลื่อนองค์กรไปในทิศทางเดียวกันได้ดีมากขึ้นเท่านั้น ผมได้อิทธิพลนี้มาจากญี่ปุ่นเต็มๆ โดยการสื่อสารภายในองค์กรที่ผมใช่มีหลายรูปแบบได้แก่
    .

    • การประชุมทุกวัน (Daily Morning Meeting)
      ประชุมตอนเช้าทุกๆ วัน โดยใช้เวลาไม่เกิน 15-30 นาทีเพื่ออัพเดท รายงานผลว่าเมื่อวานเราทำอะไรไปกันบ้าง เทียบกับเป้า KPI ที่เราทำไว้ มันห่างหรือเกินเป้าเท่าไร หากไม่ถึงเราจะทำอย่างไร เพื่อที่จะทำให้ถึง?
      .
    • รายงานประจำวัน (Daily Report)
      การส่งข้อมูลการทำงานของตัวเอง ของทีม โดยเทียบกับ KPI ที่ตั้งเอาไว้ในแต่ละวัน จะมีส่วนช่วยทำให้คนแต่ละคนสามารถติดตามและเห็นถึงผลและประสิทธิภากการทำงานของตัวเองได้ชัดเจนมากขึ้น โดยรายงานเหล่านี้จะรายงานผ่านขึ้นมายังหัวหน้าสายงานขึ้นมาเรื่อยๆ จนถึงหัวหน้าสูงสุด ทำให้ผู้บริหารสามารถความเป็นไปขององค์กร ว่าเกิดอะไรขึ้นได้ทันทีในทุกๆ วัน
      .
    • การประชุมประจำอาทิตย์ (Weekly Meeting)
      ผมจะมีประชุมกันทั้งบริษัททุกๆ อาทิตย์ โดยแต่ละทีมจะมารายงานว่าแต่ละทีมทำงานไปเป็นอย่างไรบ้าง เมื่อเทียบกับ KPI ที่วางเอาไว้ ประชุมรูปแบบนี้จะเป็น One Way Communication คือเป็นการรายงานทางเดียว ไม่มีการถามหรือถกประเด็น เพราะมันจะทำให้เราสามารถควบคุมเวลาได้และทำให้การประชุมมีประสิทธภาพมาก(อ่านเทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพ)ด้วยเช่นกัน

เทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

  • มีการกำหนดว่าใครจะต้องพูดบ้าง ระบุคนที่จะรายงานและลำดับให้ชัดเจน
  • มีการกำหนดว่าการรายงานของแต่ละคนให้ชัดเจนว่าคนละกี่นาที
  • มีคนคอยควบคุมเวลาในการพูดและเตือนเมื่อเวลาเกิน โดยเฉพาะผู้บริหารหรือหัวหน้าคือตัวการหลักที่ทำใช้เวลาไปอย่างไม่ค้มค่า บ่นพล่ามอะไรและไม่เกิด efficiency เอาซะเลย ดังนั้นหัวหน้าที่ดีต้องรู้จักพูดให้ถูกจังหวะ กระฉับ ตรงประเด็น (หากหัวหน้าไม่เคารพเวลาแล้ว คนอื่นก็คงจะไม่เคารพเวลาเช่นเดียวกัน ดังนั้นกำหนดเวลาให้หัวหน้าพูดเช่นเดียวกัน หากเกินเตือนได้เลย) และจดบันทึกการประชุม Action ต่างๆ ที่จะต้องทำ
  • แต่ละคนที่จะพูดต้องเตรียมตัวมาก่อน มีการกำหนดรูปแบบ Format ของรายงานที่ดีและชัดเจน กระฉับ เข้าใจง่าย เห็นและสะท้อนผลการทำงานออกมาได้ชัด หากมีปัญหา ต้องมีแนวทสงในการแก้ปัญหาที่เป็นรูปธรรมออกมาให้เห็น เช่น เกิดอะไรขึ้น? มันส่งผลกระทบกับเราอย่างไร? เราจะแก้ปัญหาอย่างไร เมื่อไร ใครเป็นคนทำ และผลลัพย์ที่คาดการณ์ว่าจะทำได้หากเราแก้ปัญหา โดยทั้งหมดต้องถูกถอดออกมาเป็นเชิงปริมาณ(Quantitive) เพื่อที่จะสามารถวัดผลได้ ดังนั้น Format ของรายงานจึงสำคัญมากๆ และต้องมีผลของ KPI อยู่ในการรายงายด้วย
  • หากมีการพูดคุยหรือสิ่งที่ต้องไปทำต่อจากในห้องประชุม ต้องมีคนคอยจดว่าใครต้องไปทำอะไรบ้างหลังจากประชุม และคนๆ นี้จะต้องติดตามว่าคนที่ได้มอบหมายงานไป ได้มีการทำแล้วหรือยัง โดยมีการติดตามงานของประชุมครั้งก่อน ก่อนการประชุมทุกๆ ครั้ง
  • หากการประชุม มีการระดมความเห็นหรือถกปัญหากันและดูแนวโน้มว่าจะเริ่มยืดเยื้อหรือใช้เวลา จงหยุดและขอให้เฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจงไปแยกประชุมเพื่อคุยกันและหาแนวทางมารายงานในการประชุมครั้งหน้า เพราะไม่เช่นนั้น ประชุมนั้นๆ อาจจะลากยาวและใช้เวลามากมายเกินกว่าที่วางเอาไว้

—————————————————————————

  • การวางระบบการทำงานให้ชัดเจน (System and Process)

ยังเขียนไม่เสร็จ —–>

Written by pawoot

2013/09/05 at 11:45 AM

3 Responses

Subscribe to comments with RSS.

  1. พนง.ใน office มีท่าทีอย่างไรในการประชุมบ้างครับ บรรยากาศการประชุม ok ไหม
    ตอนนี้องค์กรทำอยู่เหมือนที่คุณบอกเป๊ะเลย สิ่งที่เกิดคือ ความเบื่อหน่ายครับ

    Pan

    2013/09/05 at 3:57 PM

    • “กันเองและครอบครัว อยู่กันอย่างครอบครัว พี่ๆ น้องๆ มีอะไรเข้าถึง พูดคุยกันได้ตลอด สนุกสนาน เฮฮากัน”

      มีข้อนี้หรือยังครับ

      • โครตน่าเบื่อเลยครับ พวกที่ขอแต่ Reports แต่ตัวเองกลับ ไม่ได้ทำ อะไรเลย สั่งๆๆ ดูๆๆๆ อย่างเดียว

        NUT

        2015/04/10 at 8:53 PM


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s